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一文搞定婚宴桌数/人数计算方法 教你优化婚宴预算

86浏览2020年09月19日发布

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在整个婚礼预算花费当中,婚宴的花销占比是很高的,基本上能占据整个婚礼预算的40%。所以规划好桌数,对于优化婚宴的预算很重要!

那么今天蚌埠乐嫁网要给大家分享的就是教你们怎么准确的预算婚宴的桌数!很实用哦!

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因为人是最不确定性的因素,他来或不来、来多少人,都不一定,如果桌订多了,不仅浪费钱,现场空荡荡的也不好看,但如果桌订少了,到时多来的人没地方坐,更尴尬!我有个朋友就是,订90桌,备10桌,结果当天还是多来了30桌,30桌人没地方坐,差点把新娘急哭!

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那到底该怎么准确确定宾客人数?万一现场真的出现人来多了或来少了,又该怎么办?

蚌埠乐嫁网特意去问了很多刚办完婚礼的新娘,并总结了她们一些非常实用的经验&教训,供大家参考!具体往下看!

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ps:不要以为这件事还早,确定办婚礼后的第一件事就是要确定大致人数和桌数,这样才能根据桌数来找合适的婚宴场地。

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婚礼前,怎么更准确的计算宾客人数和桌数↓↓↓

第1阶段:预估大致人数→寻找合适场地

在订酒店前,我们就要先预估人数了,因为要根据大致人数去挑选合适的婚礼场地,预估时要注意:

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① 先把宾客分A、B两档:真正想邀请的宾客为A档,可请可不请的宾客为B档,这阶段预估宾客人数只估A档;

② 准确预估,不要毛估:按照人头去算,不要只估100人或200人,到底想邀请哪些人,拉出具体名单来算,亲戚一定他家人算上。

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ps:拉名单时一定要做好表格,表格里包括欲请宾客的姓名、能否到场及到场人数,后期邀请宾客时可以直接在表上挑√。

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③ 根据公式,计算桌数:

A. 休息日婚礼:预估宾客人数=亲戚及其家人实际人数+朋友等其他宾客人数x1.5

B. 工作日婚礼:预估宾客人数=亲戚及其家人实际人数x0.8+朋友等其他宾客人数x1.2

预估人数后计算桌数:预估桌数=预估宾客人数/10+预估宾客人数/100(备桌)

举个例子:预估宾客200人,那相应桌数就是20桌,备桌算2桌,也就是20+2

④ 根据预估桌数,寻找场地:

如果预估20+2桌,就要找能容纳22桌以上的场地,但千万别找只能容纳22桌的场地,否则万一当天再多来亲友,加桌都没有地方,所以至少要找能容纳25-30桌的场地。

ps:这时先不要跟酒店确定你的桌数,只说大致桌数就好

第2阶段:邀请宾客→初步确定人数

婚礼前1-2月,就可以根据草拟名单先去邀请A档宾客了,邀请时要注意:

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① 邀请时问他能不能来、来多少人:

问能不能来一般比较自然,可以直接问:“我下个月结婚,你有时间过来吗?”

不过问来多少人,可能很多人会觉得有点尴尬,这时可以:

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A. 换个方式问:“我下个月结婚,你带你对象一块来吧”,这样不仅礼貌,而且如果他是想自己来,或还没有对象,应该也会告诉你

B. 让宾客填写到场人数:很多电子请柬,比如中国婚博会的电子请柬,最后一页都可以让宾客自己填写到场人数,然后后台你们可以自行统计,这样不仅避免了直接问的尴尬,还能统计到比较准确的人数

② 统计宾客回复情况,确定人数和桌数,宾客回复一般会有3种情况:

A. 确定能来及来多少人的:桌数=确定人数/10

B. 确定能来但不确定来多少人的:桌数=不确定人数x1.2

C. 不确定能不能来的:这部分人全算在备桌里,桌数=不确定来不来的人数/10

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最终桌数=A+B+C(备桌),这个桌数就可以告知酒店了

ps:因为我们前面预估人数时,留了预留量,所以邀请宾客后得到的人数应该不会远高于预估人数,但如果因为有很多人来不了而远低于预估人数,就要跟酒店商量,能否换成他家更小一些的宴会厅,或者根据差量开始邀请B档宾客。

第3阶段:婚礼前夕再次通知宾客→确定最终人数

① 如果不放心,可以以通知形式再次询问所有宾客,比如:

“下周我的婚礼,别忘了来哦”,如果宾客临时有事不能来,这时会告诉你

② 如果已经确定之前说来的宾客可以来,那就再次询问一下之前不确定的宾客,比如:

“之前跟你说过下周就是我的婚礼了,你能来吗?真的很希望你来!”

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③ 跟酒店确定最终桌数

此时根据宾客们这次的回复,再对宾客人数进行最终统计,差得多的话,及时跟酒店调整,并向酒店确定最终备桌量

ps:一定要提前问好酒店备桌的收费情况,比如:

A. 备桌不开席是否收费?

B. 能否临时加座,收费如何?

C. 能否临时加桌,收费如何?

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婚礼当天,宾客人数激减或激增怎么办?

1、宾客人数激增,没地方坐怎么办?

如果之前不确定宾客太多,是有可能出现宾客激增的情况,这时有以下几种解决办法:

① 场地还够的话,临时加桌,或将熟人凑一起,临时加座

② 场地不够的话:

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A.找几位靠谱、开朗的亲友,组织多出来的人先观看仪式,然后同时找酒店在其他包间开桌,或开自助餐,仪式后找亲友带领没坐的宾客去其他包间就餐,新人敬酒时别忘了他们,并且多说抱歉、礼节到位。

B.让关系好的朋友先空出座位,让给其他没坐的宾客,跟他们说好以后再请他们吃饭。

2、宾客人数激减,空桌太多怎么办?

按照上面方法来统计人数的话,一般不会出现宾客激减的情况,除非遇到恶劣天气或特殊情况,如果真的激减:

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① 如遇恶劣天气,上菜前就去询问酒店,未开席的桌能否退费,如果可以,尽量让宾客紧凑坐,如果不可以,原计划坐,或散开坐,更舒适;

② 开席后发现人数激减,可以让工作人员上桌吃饭,并询问到场宾客是否需要打包饭菜回家,减少浪费。

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这3步骤1公式,教你准确确定宾客人数,防止空桌冒桌的尴尬,你学会了吗?快mark用起来吧!

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